El trabajo a distancia es una modalidad que está siendo cada vez más utilizada en el ámbito laboral. Es elemental que exista una buena comunicación entre colaboradores, por lo que se debe buscar que al realizar una reunión virtual esta sea productiva.
Desviarse de la temática central de la reunión, problemas técnicos, la elección de un espacio poco adecuado o las interrupciones son algunos de los errores más frecuentes que se cometen a la hora de llevar a cabo una videoconferencia.
Es imprescindible tener control del acceso de los usuarios para garantizar la seguridad de la comunicación
Si estas fallas ocurren durante una reunión virtual con tu equipo de trabajo probablemente no habrá mayor problema, pero si es el caso que esto ocurra al tratar con personas que no forman parte de tu equipo de colaboradores esto puede ser negativo para la imagen de la organización.
A continuación hacemos mención de algunas recomendaciones para hacer más productiva una reunión virtual.
Espacio
En referencia a este aspecto lo recomendable es que el sitio donde se va a realizar la videoconferencia cuente con iluminación apropiada, que permita a los asistentes visualizar claramente y también es importante evitar elementos que puedan distraer la atención de los participantes.
Asegurarnos de que el dispositivo que vamos a utilizar para realizar la reunión virtual se encuentre ubicado en una superficie adecuada para resguardar su seguridad. No menos importante se debe mantener limpio y ordenado nuestro espacio de trabajo.
Cuidar la imagen
Se debe respetar un código de vestimenta de la misma forma que lo haríamos si asistiéramos presencialmente a las instalaciones de la organización, es uno de los aspectos a considerar al trabajar en casa. Prestar atención a nuestro aspecto personal y al lenguaje no verbal es pieza clave al estar presente en una reunión virtual sobre todo si en esta van a intervenir otras personas que no forman parte del equipo de colaboradores.
Es importante tener presente que la imagen de una organización también comprende la imagen del equipo de trabajo.
Evitar interrupciones
Al trabajar a distancia desde casa es importante informar a la familia o personas con quienes se está compartiendo el espacio que vamos a realizar una videoconferencia para evitar interrupciones. Otra recomendación es silenciar el celular o las notificaciones de la computadora, con la finalidad de que el sonido no sea una distracción durante la reunión.
Cuando el sonido es externo, como obras o ruidos de la calle, lo conveniente es utilizar un micrófono o auriculares, ya que aislará el sonido del entorno y permitirá comunicar el mensaje de forma clara.
Revisar los detalles técnicos
Se debe verificar que todo funciona correctamente: la conexión a internet, la plataforma, la webcam y el micrófono, así como todo lo necesario por ejemplo los documentos que se vayan a compartir.
Por lo tanto, realizar pruebas técnicas y comprobaciones, especialmente si se trata de una reunión importante, es imprescindible para cerciorarse de que no surgirán imprevistos o problemas y que el encuentro virtual se llevará a cabo de manera eficaz para que cumpla su propósito.
Concentración
Al participar en una reunión virtual se requiere de concentración ya que existen una serie de circunstancias que pueden originar distracciones. Una alternativa para mantener la atención es tomar notas de las conclusiones a las que se vaya llegando durante la videoconferencia.
También es importante poner en pausa otras actividades y evitar las multitareas, no únicamente para que la reunión sea productiva, sino también por respeto hacia quien está realizando una intervención .En reuniones con varios participantes se deben evitar conversaciones alternas que distraen del objetivo de la reunión e impide una comunicación eficiente.
Planeación
En varias ocasiones las reuniones se prolongan más de lo necesario, para lograr que una reunión virtual sea productiva es elemental la organización previa.
Definir un objetivo para la reunión y establecer los puntos a tratar, para que esta no se torne repetitiva, existan discusiones o desvíos. Es importante respetar la opinión de los demás.
Esperamos que esta información sea de gran utilidad para ti que deseas conocer cómo hacer más productiva una reunión virtual.
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