Como sabemos hoy en día, un manejo adecuado del tiempo es un factor muy importante para que podamos lograr sacar adelante todas nuestras actividades en especial, en el ámbito laboral este factor es imprescindible para poder mejorar nuestra productividad en el trabajo, seguramente te preguntas cómo puedes lograr este propósito y lograr tener reuniones de trabajo productivas.
Es común que en algunas ocasiones cuando se organiza una reunión de trabajo esta se extienda demasiado en los tiempos y que en consecuencia el personal no pueda dedicarse a sus actividades habituales, aunado a esta situación el hecho de que muchas veces en estas reuniones de trabajo no se logre llegar a la resolución de algún conflicto o a alguna conclusión, esto genera la sensación de que el tiempo invertido para esta actividad no fue productivo.
Debemos tener presente que una reunión de trabajo productiva, permite obtener mejores resultados para tu empresa o negocio y hace más sencillo el conseguir metas
Es por este motivo que a continuación mencionamos algunas estrategias para que puedas hacer tus reuniones de trabajo productivas.
Respeta los tiempos establecidos – 9 Consejos para tener reuniones de trabajo productivas
Al planear una reunión de trabajo es importante establecer cuanto tiempo va durar esta, lo recomendable es que esta no se prolongue más de una hora. Esto debido a que el periodo de concentración máximo de las personas es de treinta minutos a una hora, por lo que si quieres mantener la atención de tus colaboradores es clave que se evite que la reunión se prolongue más allá de lo establecido.
Selecciona adecuadamente quienes asistirán
Es muy útil elaborar un listado de los puntos a tratar en la reunión, de esta forma se pueden abordar de una forma concreta y así llamar a las personas directamente involucradas. Lo recomendable es, que si el objetivo principal es la resolución de un problema o la toma de una decisión, el número de personas presentes no debe ser mayor a seis, debido a que el convocar más personas genera complicaciones para este fin.
Establece funciones
Antes de comenzar la reunión, debes establecer quien se encargara por ejemplo de preparar la presentación, quien va tomar nota sobre lo que se mencione, todos estos detalles se deben contemplar con anticipación para evitar entorpecer el desarrollo de la reunión.
Genera confianza
Puede lograrse agradeciendo la asistencia de los colaboradores y dando reconocimiento a sus aportaciones, esto contribuye a que se sientan más cómodos y sean más receptivos a la información que buscas comunicar.
Evalúa la importancia de la reunión
Es necesario considerar cuando estás pensando llevar a cabo una reunión, analizar si esta es realmente necesaria o si lo que tienes que tratar puedes resolverlo por otro medio que no necesariamente implique que el personal deba posponer sus actividades. Ten presente que siempre debes tener claros tu objetivos.
Elabora una planeación del desarrollo de la reunión
Este debe establecer de forma clara y precisa los objetivos de la reunión, los temas a tratar, duración y lugar donde se llevará a cabo.
Establece tiempos para aclarar dudas
Es normal que durante una reunión surjan dudas, por lo que es necesario establecer durante su desarrollo espacios para aclarar puntos importantes, lo ideal es que esto se haga después de exponer cada una las ideas.
Permite que los asistentes tengan una participación activa
Asegúrate de que la opinión de quienes asisten y participan sea escuchada, sobre todo fomenta el respeto entre tus colaboradores.
Toma acciones sobre los acuerdos de la reunión
Uno de los aspectos al que se debe poner mayor atención, es el hecho de que se debe cumplir con los acuerdos a los que se llegó en la reunión ya que de lo contrario esto resulta desalentador para los colaboradores, el invertir tiempo en esta actividad para que al final no se lleve a cabo lo establecido.
Es esencial dar seguimiento a las actividades que surgen en la junta para que cumpla realmente con su propósito.
Esperamos que esta información te sea de gran utilidad, para hacer tus reuniones de trabajo productivas.
Saludos de parte del equipo de IREXSA
