Generalmente uno de los factores que más puede afectar la productividad y disminuirla, son las interrupciones. El no aprender a llevar a cabo la gestión de interrupciones apropiadamente puede generar que el tiempo de tu día laboral no sea aprovechado de la mejor forma posible y en consecuencia exista mayor estrés.
Para gestionarlas es importante aprender a evitarlas y reducir este tipo de contratiempos lo más posible
Las interrupciones pueden clasificarse en dos tipos las internas y las externas:
Las internas son las que son originadas por nosotros mismos como, cuando perdemos la concentración y comenzamos a pensar en otras cosas.
Las interrupciones externas son aquellas que no dependen de nosotros, son propiciadas por un factor externo como puede ser una persona o por ejemplo cuando requerimos utilizar algún equipo como una computadora para realizar nuestro trabajo y deja de funcionar adecuadamente.
Lo primero que se debe tener en cuenta, es que se debe aprender a identificar las interrupciones para poder evitarlas. Generalmente no percibimos la interrupción hasta el momento en que tenemos que detenernos a tratar de recordar lo que estábamos haciendo y ya ha transcurrido un lapso de tiempo.
Desarrollar la habilidad para identificar las interrupciones en el momento, te permitirá mejorar considerablemente tu productividad.
A continuación enunciamos algunas estrategias que te permitirán realizar una mejor gestión de las interrupciones, para evitar que afecten tu productividad en el trabajo.
Establece espacios para tratar lo que sea urgente con los demás
En una situación en la que una persona en el trabajo se acerca a solicitar tu ayuda cuando estás ocupado, puede ocasionar que te desconcentres y que resulte complicado volver a enfocarte en la actividad que estabas realizando.
Lo más apropiado es establecer momentos específicos para comentar los asuntos que tengan que tratar. Lo recomendable es que cuando tus compañeros se acerquen a ti para solicitar colaboración, es importante preguntarles si es posible atender el asunto más tarde.
La mayoría de las veces es posible aplazar algunas cuestiones para que puedan ser resueltas en un momento específicamente establecido para ese fin.
También es posible gestionar la interrupción al aplicar una regla muy útil que establece: si la cuestión puede ser resuelta en un lapso de tiempo mínimo, lo mejor es realizarlo en el momento.
Si es algo que te tomara más tiempo, inclúyela en tu lista de actividades pendientes por hacer.
Evita el uso de redes sociales
Desactiva los avisos automáticos de tus redes sociales y establece un tiempo para contestar e mails o realizar alguna otra actividad pendiente que involucre el uso de estas.
Reduce el tiempo de las interrupciones
Cuando es inevitable ser interrumpido, intenta ser concreto y preciso para que la interrupción no se prolongue más de lo necesario y puedas volver lo antes posible a lo que estabas realizando.
Recuerda que si no se aplica alguna estrategia para gestionar de forma eficiente las interrupciones laborales, es muy probable que termines con la sensación de que no estas avanzando en tus actividades.
Es importante respetar la concentración de los demás para que pueda existir un ambiente laboral productivo. Finalmente es inevitable que se presenten situaciones así, por lo que es mejor aprender a darles salida de la mejor forma posible, además de que no se debe olvidar que una buena organización, es fundamental para ser productivo.
Esperamos que esta información sea de gran utilidad para ti, que estás interesado en saber cómo una buena gestión de las interrupciones puede evitar que la productividad de tu jornada en el trabajo se vea afectada.
Saludos de parte del equipo de IREXSA
